Ferramenta prática para organizar sua vida pessoal e profissional - Diário de Obra

👏👏 O Diário de Bordo é uma ferramenta para darmos conta de todas as nossas ações, tarefas, compromisso e metas nas várias áreas da vida, seja na parte pessoal e profissional, recorrendo a boa e velha organização. O Diário de Bordo ajuda você a planejar sua vida a curto, médio e longo prazo, organizando de forma produtiva a sua rotina diária e dando uma visão geral das suas metas, compromissos e tarefas.

Você pode usar o Diário de Bordo para organização pessoal, da casa, para o trabalho, gerenciamento de mídias sociais, planejamento de estudos, um empreendimento ou projeto paralelo. Escolha o que se encaixa melhor no momento da sua vida.

Diferente de uma agenda, ele não apenas registra compromissos e lembretes de forma engessada e trabalhosa, que te obriga a reescrever, toda vez, que um compromisso, ou tarefa, não tenha sido cumprido. Você receberá um arquivo em PDF, o qual poderá imprimir quantas cópias você quiser, já que se adequa totalmente a sua rotina diária.

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Planejar é apenas metade da batalha. Conheça 6 dicas para a preparação do planejamento!

Você planejou seu dia. A programação está feita.

Você está pronto(a) para fazer isso, certo?

Ainda não! Eu, José Nataniel, sempre sugiro, você também tem que se preparar.

“Planejamento é bom… sabendo o que você precisa fazer é um grande primeiro passo,” Jarrow diz. “A preparação é ainda melhor, porque ele apronta-o… para fazer seu trabalho.

Pense no planejamento, como o primeiro passo e a preparação, o segundo.

Aqui estão seis dicas, que aplicamos aqui, na Organiza Já, o qual dispõe para ajudar com preparação:

1. Faça o planejamento, na noite anterior.

Preparar na noite anterior permite-lhe tempo, para se organizar em tudo e cuidar de todas as peças do quebra-cabeça, que estejam desaparecidas. Esperar até o dia “D” pode levar a uma chuva de problemas de última hora.

2. Faz bem cedo, sempre que possível.

Isto é especialmente importante para me preparar para um grande evento. Quando os materiais são revisados vários dias antes e ter tudo juntos e organizados, vai te dar uma reserva de mais tempo para remediar todas as complicações e imprevistos.

3. Faça o (pre)trabalho.

A preparação é sobre fazer tanto trabalhando, quanto mais cedo possível. Revise os dados, e pratique as atividades. Quando chegar a hora de fazer o trabalho, você estará pronto.

4. Poupar tempo.

Não se permite achar, que você não tem tempo para se preparar. Boa preparação ganha tempo, reduzindo erros e ajuda a prevenir e corrigir os erros. Encurta também atividades. Por exemplo, um encontro bem preparado, leva menos tempo para executar uma venda, uma apresentação ou um alinhamento de ideias.

5. Reduza o esforço

Ser preparado significa, que se sente seguro. Isso significa menos, para que se preocupar, reduzindo a luta interna, medos, tensões e preocupações.

6. Faça um hábito.

Permita que seja comum, corriqueiro e habitual a prática da preparação para a execução dos seus planejamentos. Você colherá os benefícios todos os dias.

Existe ferramentas, que podem te ajudar e podem te deixar preparados. Utilizo muito o Trello, Asana e o próprio Gmail.
Qualquer dia desses, vou viabilizar um treinamento On Line deles.

Grande abraço
Jose Nataniel | Organiza Já


Automatizar e Robotizar a sua empresa de varejo e serviço, é a próxima etapa para o seu negócio.

A automação é considerada uma necessidade dentro da maior parte das empresas e indústrias. Atualmente, padronizar processos e obter informações em tempo real com facilidade é indispensável para garantir excelência na tomada de decisão dos gestores. Mecanizar e agilizar processos manuais otimizam o tempo da empresa, o que permite focar no produto/serviço final oferecido.

Em tempos de turbulência na economia e de aumento na concorrência, cada vez mais pequenas e médias empresas enxergam que o caminho para a sobrevivência no mercado — e, por que não?, para o sucesso — passa por otimizar a gestão da operação por meio da automação comercial.

A integração entre homem e máquina possibilita um maior rendimento do trabalho, reduzindo mão-de-obra dispendiosas, otimizando o trabalho dos funcionários e o atendimento aos clientes e parceiros. Além disso, com a automação tarefas passíveis de erros ficam ainda mais seguras e eficientes.

O controle estatístico de processo, a rastreabilidade, os índices de eficiência de máquina e o banco de dados para produção facilitam o processo de tomada de decisão do gestor. Com a automação a produção e o planejamento se tornam mais eficazes, garantindo excelentes resultados para a empresa.

Tem sido muito claro, para nós empresários, que cada vez mais, as empresas precisam se automatizar e até mesmo robotizar! Não se assuste, se você como dono de um restaurante, ter no futuro garçons robôs, ou um Salão de Beleza ter atendentes robôs.

E confesso, que será um grande momento, já pensou você fazer toda uma programação, com as melhores técnicas de atendimento?

Ah! E só uma coisa! Esses robôs, são dotados de Inteligência Artificial e que vão melhorando seus conhecimentos, conforme evolução e experiências que vão tendo na vida robótica! É como se fosse uma criança, que nasce com a consciência limpa e vai preenchendo o seu ''HD'', com os ensinamentos e crenças criadas pelos pais e pessoas a sua volta. Muito louco, não? Até porque esse robô, já viria com um conhecimento vasto, adquirido pelo Wi-Fi ou o futuo 5G (filha do 3G de hoje), com acesso a grande plataforma Google.

E se eu disser, que já chegamos nessa era. Você acredita?

Não? Então, veja o link abaixo.

https://youtu.be/5nCVE76LqZQ

Muitos dos processos de uma empresa já não são mais realizados diretamente pelos funcionários. Essa responsabilidade agora cabe a softwares e aplicativos de gestão. A automação de processos tornou-se muito mais do que apenas um diferencial competitivo. É uma necessidade para manter a sua empresa relevante em um mercado de grandes empreendedores.

Como qualquer recurso adicional para sua organização, as ferramentas de automação demandam um investimento inicial em infraestrutura. Mas esse custo é bem pequeno diante dos benefícios que podem ser obtidos. Basta ter um bom planejamento e saber o que deseja alcançar por meio desse investimento.

Veja neste post 7 razões para adotar ferramentas de automação para sua empresa!

1. Aumento da produtividade

Como o nome indica, a automação de processos consiste em delegar uma tarefa mecânica (passível de automação) para uma máquina ou software. Por consequência, os funcionários que antes teriam que executá-las agora estão livres para se dedicar a outras tarefas — inclusive àquelas que podem ter um efeito mais direto na rentabilidade final.

Se uma equipe de 4 colaboradores dedica 4 horas todos os dias a uma tarefa mecânica sem retorno direto, são perdidas 16 horas por dia. Se um software consegue realizar essas mesmas tarefas em um total de 6 horas diárias, foram economizadas 10 horas produtivas por dia. Com esse tempo extra, é possível atender mais clientes, criar planos estratégicos para seus serviços e ainda dedicar-se a novas especializações.

2. Redução de custo

Da mesma forma que permite maior produtividade para os colaboradores que antes estavam envolvidos, a automação de processos também contribui para a redução de custos com essas tarefas. E não só com relação ao tempo de produtividade, mas também à otimização dos gastos.

Um software de gestão, por exemplo, tem menor taxa de erros em determinadas ações, ao passo que um aplicativo a ser utilizado pelo público reduz os custos com Call Centers e outros meios de atendimento passivo.

Da mesma forma, um software requer um custo de manutenção muito menor do que o de uma equipe inteira dedicada às mesmas tarefas. E como já afirmamos que funcionários atuando estrategicamente são mais rentáveis, a empresa ganhará dos dois lados.

3. Facilidade para prestar contas

Um recurso da tecnologia que poupa muitas dores de cabeça aos gestores é o registro automático de ações. Praticamente todo movimento realizado por uma ferramenta de automação de processos fica armazenado em um histórico, o que facilita qualquer consulta posterior. Esse registro pode ser guardado na própria empresa, em arquivos separados, ou em um banco de dados mais robusto, o que seria recomendado.

Considerando que muitas dessas informações precisam ser prestadas à fiscalização (tributos, por exemplo) e que aqueles mesmos 4 funcionários estariam dando conta dessas questões para um único setor, as ferramentas de automação ganham ainda mais importância.

Isso evita que a companhia caia em certos erros de fiscalização, pagando multas ou tendo sua reputação manchada por causa de um erro humano.

4. Serviço personalizado

Diferentes softwares e aplicativos de automação possuem qualidades e funcionalidades diversas — tanto do ponto de vista do cliente final quanto da própria empresa. E é muito importante adotar ferramentas que atendam às necessidades específicas da sua organização.

Existem várias formas de receber esse serviço personalizado de automação de processos. O fornecedor pode oferecer algo muito específico, que atende a uma necessidade pontual, ou pode permitir que você escolha as melhores funcionalidades de acordo com o que você precisa.

Isso significa, primeiro, que não será necessário pagar por algo que não será utilizado. E, segundo, que nenhum funcionário precisará aprender a lidar com ferramentas que não terão relevância real para o seu dia a dia. Com menor quantidade de informação a ser assimilada, mais fácil será apreender o conteúdo necessário para trabalhar.

5. Maior contato com o público

Nem todos os recursos de automação são criados para atender ao público interno. Muitas empresas adotam aplicativos para celular como forma de automação. Por exemplo, um app pode ser uma central de atendimento autônoma. Isso reduz o tempo de atendimento e melhora a qualidade do contato com os clientes, aumentando as chances de oferecer um bom serviço.

Essas ferramentas de automação de processos também podem aparecer no próprio site da empresa, por exemplo. Por meio de um software e um de cadastro realizado pelo cliente, ele pode continuar recebendo notícias e novidades que se encaixem no perfil dele, ou em uma lista de solicitações.

6. Maior grau de segurança

Quando informações vitais são registradas manualmente por alguns colaboradores, um problema recorrente é a suspeita de fraudes e ações ilícitas. A confiabilidade dos dados já obtidos cai por terra muito facilmente, mesmo que tenha sido apenas um erro comum devido à quantidade de informações a serem administradas simultaneamente.

Isso sem falar que, com registros em papel, os dados podem ser alterados por qualquer pessoa que eventualmente tenha acesso aos documentos, sem deixar rastros.

Automatizar esses registros e criar um sistema de segurança de dados bem sólido não só afasta mais essas suspeitas como também evita que a culpa caia acidentalmente sobre uma pessoa específica.

7. Padronização da maior parte dos processos

Automação de processos é, por natureza, padronização. E padronização não é necessariamente perda de criatividade. Ainda há bastante espaço para realizar mudanças e introduzir novas ideias no dia a dia empresarial. A função estratégica desses padrões é orientar, garantindo que todos sempre tenham uma noção do que deveriam estar fazendo em cada momento. A automação ajuda a dar mais consistência a muitos desses padrões que antes dependeriam de um único gestor disparando ordens ou de um esforço conjunto de cada membro da equipe.

Atitudes bem simples, como utilizar os softwares de gestão da empresa para criar agendas com eventos automáticos, já são uma boa forma de manter sempre o foco da equipe, independentemente de quem estiver no comando (se é que haverá alguém).

Agora que você sabe qual é a importância da automação de processos, é hora de começar a investir nessas ferramentas para alavancar seu negócio. Para continuar acompanhando conteúdos sobre esse e outros temas, assine nossa newsletter e receba nossas novidades em primeira mão.

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De Zero a Um: O que aprender sobre crescimento horizontal e vertical

O progresso econômico vem do monopólio, e não da competição. Se você faz o que nunca foi feito e consegue fazer melhor do que qualquer um, tem um monopólio – e qualquer negócio só é bem-sucedido na medida em que é um monopólio. Porém, quanto mais você compete, mais se torna parecido com todo o resto. A competição destrói os lucros dos indivíduos, das empresas e da sociedade como um todo.

Essa é a premissa que rege o livro De Zero a Um: o que aprender sobre empreendedorismo com o vale do silício, escrito por um dos mais famosos capitalistas de risco do mundo, Peter Thiel, co-fundador de Paypal e acionista do Facebook.

Coloco abaixo um vídeo, com um excelente resumo do João Francisco da Impact.

Por sinal, o livro surgiu, por incrível que pareça, através das anotações feitas por um aluno em uma disciplina de Stanford na qual Thiel lecionava. As anotações fizeram tanto sucesso que ambos resolveram transformá-las neste Best-Seller.

De zero a um – a importância de construir um monopólio

O ecossistema competitivo leva as pessoas à impiedade ou à morte. Como não precisa se preocupar em concorrer com ninguém, dispõe de mais margem de manobra para cuidar se seus funcionários, seus produtos e seu impacto no mundo maior. Os monopolistas mentem para se proteger. Eles sabem que alardear seu grande monopólio é um convite a auditorias, ataques..

Nos negócios, o dinheiro é algo importante ou é tudo. Os monopolistas podem se dar ao luxo de pensar em outras coisas além de ganhar dinheiro. Os não monopolistas não podem. Uma empresa está tão concentrada nas margens atuais que não consegue planejar um futuro de longo prazo.

Os monopólios promovem o progresso porque a promessa de anos, ou mesmo décadas de lucros fornece um poderoso incentivo à inovação. Depois os monopólios podem continuar inovando porque os lucros permitem que façam planos de longo prazo e financiem projetos de pesquisa ambiciosos, com os quais as empresas prisioneiras da concorrência sequer podem sonhar.

O monopólio é a condição de todo negócio bem sucedido. Uma empresa faz sucesso exatamente na medida em que realiza algo que as outras não conseguem. Concorrência significa ninguém lucrando, nenhuma diferenciação significativa e uma luta pela sobrevivência. Então por que as pessoas acreditam que a concorrência é saudável?

Todas as empresas felizes são diferentes: cada uma conquista um monopólio ao solucionar um problema singular. Todas as empresas fracassas são iguais: fracassaram para escapar da concorrência.

Se você consegue reconhecer a concorrência como uma força destrutiva, e não um sinal de valor, já é mais sensato do que a maioria.

O valor de uma empresa hoje é a soma de todo o dinheiro que ela ganhará no futuro. Uma grande empresa é definida por sua capacidade de gerar fluxos de caixa no futuro.

Casas noturnas ou restaurantes são exemplos extremos: muitos podem arrecadar boas quantias hoje, mas seus fluxos de caixa provavelmente minguarão nos próximos anos quando os clientes passarem para alternativas mais novas e que estejam mais na moda. Empresas de tecnologia seguem a trajetória oposta. Elas perdem dinheiro nos primeiros anos.

Para ser valiosa, uma empresa precisa crescer e perdurar, mas muitos empresários enfocam apenas o crescimento de curto prazo.

Para realmente pensar no futuro, é necessário repensar o presente.

Provavelmente, quando você era criança, você também gostava de imaginar como seria o futuro. Até hoje, tendemos a acreditar que daqui a alguns anos haverá vida em outro planeta.

É comum termos este interesse em pensar sobre o amanhã. Entretanto, no que exatamente estamos pensando?

Não pensamos sobre a passagem do tempo, mas sobre a evolução das coisas durante o período. É este progresso que diferencia o que vai acontecer do que está acontecendo – é, portanto, o que define o futuro.

Podemos dividir este progresso entre horizontal e vertical:

Progresso Horizontal: desenvolver ideias e inovações que já existem. A globalização já se encarrega deste trabalho, já que ideias são facilmente divididas com mais pessoas.
Progresso Vertical: criar coisas que até então não existiam – como uma nova tecnologia ou técnica.
Ou seja, o primeiro é ir de 1 a n, enquanto o segundo é ir de zero a 1. Um exemplo do horizontal seria desenvolver um sistema de transferência internacional de dinheiro. Já do vertical seria criar uma nova moeda internacional, digital, que não cobra taxas de transferência – o Bitcoin.

O progresso vertical é muito difícil de prever porque é necessário pensar em algo que nunca existiu. Por isso que é tão importante enxergar o presente de forma diferente: só assim será possível enxergar o futuro. Afinal, ele é, por definição, diferente do agora – portanto, não se pode considerar apenas o que é atualmente vigente.

Para pensar no que o futuro trará, é preciso avaliar criticamente o presente.

O autor conta que ele considera esta uma habilidade tão importante que, nas entrevistas de emprego, ele pede para os candidatos citarem um dito popular que eles não concordam. Isso porque só alguém que consegue pensar além do senso comum conseguirá enxergar e mudar o futuro.

Comece pequeno, pense grande, cresça rápido

Empresas com efeitos de rede precisam começar com mercados especialmente pequenos. O Facebook começou apenas com estudantes de Harvard. Por isso os negócios de rede bem-sucedidos raramente são iniciados por pessoas MBA: os mercados iniciais são tão pequenos que com frequência sequer parecem oportunidades de negócios.

O mercado-alvo perfeito para uma startup são algumas pessoas específicas concentradas juntas e servidas por poucos ou nenhum concorrente. Qualquer mercado grande é uma má escolha, e um mercado grande já atendido por empresas concorrentes é ainda pior.

Uma vez que você crie e domine um mercado de nicho, deve gradualmente se expandir para mercados afins e ligeiramente maiores. Um exemplo é Amazon, que primeiro dominou o mercado de livros, e depois expandiu-se para se tornar a loja que vende tudo.

Um empresário não pode se beneficiar de uma ideia de macroescala sem que seus próprios planos comecem na microescala. Uma empresa valiosa precisa começar achando um nicho e dominando um mercado pequeno.

Posicionamento – O que vale é ser o primeiro a chegar?

Você provavelmente já ouviu falar da “vantagem do pioneiro”: se você é o primeiro a entrar num mercado, pode conquistar uma grande participação nele enquanto os concorrentes lutam para se por em marcha. Mas sair na frente é uma tática, não uma meta.

O que realmente importa é gerar fluxos de caixa no futuro, de modo que ser o pioneiro não traz nenhum benefício se outra pessoas aparecer e o desalojar. É bem melhor ser o último – ou seja, fazer o último grande progresso num mercado especifico e desfrutar anos ou mesmo décadas de lucros monopolistas.

É como disse um grande mestre do xadrez: para ter sucesso, “você precisa estudar o fim do jogo antes de qualquer outra coisa”.

Em busca de um segredo lucrativo

Você não consegue achar segredos sem procurá-los. Se você acha que algo difícil é impossível, sequer começará a tenta-lo. A crença nos segredos é uma verdade eficaz. A verdade verdadeira é que existem muitos outros segredos para descobrir, mas só se revelarão aos pesquisadores esforçados.

Mas a maioria das pessoas age como se não restassem mais segredos para descobrir. Como você deve ver o mundo se não acredita em segredos? Você teria de crer que já solucionamos todas as grandes questões.

O que acontece quando uma empresa deixa de acreditar em segredos? Talvez uma pista pode ser o declínio da HP, que viu seu valor diminuir de 135 bilhões de dólares em 2000, quando estava no auge de suas pesquisas, para 23 bilhões no final de 2012.

Toda empresa precisa considerar as sete perguntas para que sejam bem sucedidas.

Entre os anos de 2005 e 2009, os investimentos em empresas do Vale do Silício, na Califórnia, estavam em seu auge. A indústria da vez era a da tecnologia limpa, ou seja, produtos e serviços que promovem o uso sustentável de recursos naturais e o uso de energias renováveis. Centenas de empresas foram fundadas, financiadas por mais de US$ 50 bilhões.

Entretanto, infelizmente, muitas delas já faliram, dando prejuízo aos investidores. Isso aconteceu porque elas não analisaram, nem entenderam, a oportunidade do mercado. Então, para evitar que isso aconteça, os dirigentes da empresa precisam fazer sete perguntas:

  1. A pergunta da Engenharia: Você é capaz de criar algo realmente sem precedentes? As empresas de tecnologia limpa não entendiam que, para superar as empresas comuns de energia, elas precisavam de uma tecnologia 10 vezes melhor, não apenas “um pouco” melhor.
  2. A pergunta do Tempo: Agora é a melhor hora para começar um negócio? Algumas empresas de tecnologia limpa acreditavam que a indústria estava a um passo da evolução rápida e exponencial em, por exemplo, painéis solares – e que isso permitiria que as empresas crescessem. Entretanto, a tecnologia limpa evoluiu de forma linear e devagar.
  3. A pergunta do Monopólio: Você já começará com um pedaço grande de um mercado pequeno? Estas empresas de tecnologia limpa faziam parte da indústria de energia que valia trilhões de dólares, ou seja, era uma competição enorme até mesmo dentre os pedaços pequenos do mercado. Um mercado menor, onde você tem mais chances de construir um monopólio, é uma opção bem melhor.
  4. A pergunta das Pessoas: Sua equipe conseguirá ir atrás desta oportunidade? Empresas de tecnologia limpa normalmente eram geridas por executivos sem conhecimento técnico, que não tinham nenhuma noção de como construir bons produtos.
  5. A questão da Distribuição: Como você entregará o seu produto aos consumidores? A maioria das empresas de tecnologia limpa, como a startup de carros elétricos Better Place, acreditava que seu produto era tão bom, que não precisavam de canais de distribuição bons o suficiente. Após gastar US$ 800 milhões do dinheiro dos investidores, e vender apenas 1.000 carros, a empresa entrou em falência.
  6. A questão da Durabilidade: Você conseguirá continuar defendendo sua posição de mercado daqui a 20 anos? Muitas das empresas de tecnologia solar ficaram surpresas quando as empresas chinesas começaram a disponibilizar produtos similares a preços muito mais baixos. Entretanto, elas deveriam ter previsto isso desde o início.
  7. A questão do Segredo: Você consegue enxergar uma oportunidade que todas as outras pessoas deixaram passar? Entre 2005 e 2009, todos pensavam que tecnologia limpa seria algo sem precedentes. Entretanto, empresas de fato bem sucedidas têm seus segredos: elas captam oportunidades que nem todos conseguem perceber.

Empresas inovadoras, como a Tesla, normalmente têm respostas para todas estas perguntas acima – enquanto a maioria das empresas de tecnologia limpa não tinham. Por isso, elas falharam.

Insights

Por que trabalhar com um grupo de pessoas que nem sequer gostam uma das outras? Muitos parecem pensar que esse é um sacrifício necessário para ganhar dinheiro. Mas adotar uma visão meramente profissional do local de trabalho, no qual pessoas chegam e vão embora com uma base apenas transacional, é pior do que frio: sequer é racional. Se entre os frutos de seu tempo no trabalho não se pode contar com relacionamentos duráveis, você não investiu bem seu tempo. Pense nisso

Definir papeis reduz os conflitos. A maioria das brigas dentro de uma empresa ocorre quando os colegas competem pelas mesmas responsabilidades

É um clichê dizer que os que trabalham com tecnologia não se importam com suas roupas, mas se você olhar atentamente essas camisetas, verá os logotipos das empresas para as quais trabalham – e eles se importam muito com elas.

Os fundadores são importantes não por serem os únicos cujo trabalho tem valor, mas porque um grande fundador consegue extrair o melhor trabalho de todos em sua empresa.

A habilidade em vendas distingue superastros de perdedores.

E para encerrar o assunto!

Os negócios mais valiosos das próximas décadas serão desenvolvidos por empresários que buscam fortalecer as pessoas, não torna-las obsoletas. Entendida da maneira correta, qualquer forma nova e melhor de criar coisas é tecnologia.

Disseminar formas velhas de criar riqueza ao redor do mundo resultará em devastação, não em riqueza. Num mundo de recursos escassos, a globalização sem tecnologia nova é insustentável.

Questionar ideias já reconhecidas e repensar os negócios do zero. É isso o que uma empresa de sucesso inovadora precisa fazer.


Ser, fazer, ter, dar: Os segredos do autoconhecimento

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Gestão de processos: Aumente a produtividade do seu negócio

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10 passos que todo empreendedor precisa para se organizar

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